KIEROWNIK KOORDYNATOR, ZARZĄDCA - obowiązki
OBOWIĄZKI OSÓB KIERUJĄCYCH PRACOWNIKAMI
Art. 212. [Obowiązki osoby kierującej pracownikami w zakresie BHP]
Osoba kierująca pracownikami jest obowiązana:
1) organizować stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy;
2) dbać o sprawność środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
3) organizować, przygotowywać i prowadzić prace, uwzględniając zabezpieczenie pracowników przed wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi i innymi chorobami związanymi z warunkami środowiska pracy;
4) dbać o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
5) egzekwować przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
6) zapewniać wykonanie zaleceń lekarza sprawującego opiekę zdrowotną nad pracownikami.
ADMINISTROWANIE CZY ZARZĄDZANIE
czym się różnią te dwa zakresy usług. co jest usługą consierża i nie powinno być nazywane administrowaniem.
Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest odpowiedzialny za przestrzeganie podstawowych wymagań z zakresu ochrony pożarowej oraz wymagań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. (według: Art.61 oraz Art.5.2 oraz Art.5.1 Prawa Budowlanego ).
Administrator obsługujący budynki na rzecz właściciela (tych budynków) jest pracownikiem firmy administrującej. Pracownik ten podlega pod zapisy Art.22.1 kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 roku, poz. 108). Pracodawca (firma administrująca) jest zobowiązana według Art.304.1 kodeksu pracy zapewnić pracownikom (zatrudnionym na umowę o pracę) oraz osobom współpracującym na zasadach działalności gospodarczej (według Art.304.3 kodeksu pracy) warunki do bezpiecznej pracy oraz zapewnić według Art.207.1 kodeksu pracy szkolenia (wstępne [w tym stanowiskowe], okresowe) z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Osoby zatrudnione na umowę o pracę oraz współpracujące na zasadzie samozatrudnienia (własnej działalności gospodarczej) podlegają tym samym obowiązkom wynikającym z kodeksu pracy i BHP.
Artykuł 237 kodeksu pracy nakazuje pracodawcy prowadzenie szkoleń swoim pracownikom. Pracodawca ma także obowiązek (wynikający z artykułu 238 kodeksu pracy) wydawania instrukcji bezpieczeństwa dla stanowisk pracy. Administratorzy wykonujący czynności techniczne w zakresie pracy na wysokości (m.in: kontroli dachów, wchodzenia na drabiny) lub inne elementy zaklasyfikowane do pracy na wysokości powinni zostać wyposażeni przez pracodawcę w sprzęt ochrony osobistej w zakresie ochrony przed upadkiem. Warunkiem dopuszczenia do pracy na wysokości jest uzyskanie orzeczenia lekarskiego i uzyskanie potwierdzenia ze szkolenia wstępnego stanowiskowego BHP.
Administratorzy i zarządcy pracujący na stanowiskach biurowych lub inżynieryjno technicznych lub kierowniczych (oraz ich podwładni) podlegają pod zapisy kodeksu pracy oraz zapisy Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 1004 roku, Nr 180, poz. 1860).
ADMINISTRATOR TECHNICZNY
Nadzór nad bezpieczeństwem pożarowym.
Szkolenia podwykonawców z ochrony pożarowej oraz z zasad bezpiecznego wykonywania pracy.
Nadzór nad bezpieczeństwem (technicznym) użytkowników i budynków.
Nadzór nad bezpieczeństwem pracy podwykonawców.
Nadzór wykonywania zleceń i umów.
Obciążanie użytkowników budynków sankcjami za brak wykonywania zaleceń po kontrolach technicznych.
Przygotowywanie specyfikacji technicznych do remontów, napraw, zamówień, zakupów, modernizacji.
Ustalanie harmonogramów napraw, remontów, modernizacji.
Przygotowywanie instrukcji (stanowiskowych, wykonawczych, remontowych, do przeglądów) dla podwykonawców z danych opublikowanych w dokumentacji ruchowej urządzeń obsługujących budynki.
Likwidacja skutków awarii lub dewastacji lub usterki która wystąpiła w majątku wspólnym, koordynowanie wymianą uszkodzonych elementów infrastruktury.
Koordynowanie wymiany lub naprawy uszkodzonych elementów infrastruktury (oświetlenia, zabezpieczeń pożarowych, instalacji grzewczych, instalacji elektrycznych, instalacji gazowych, instalacji wodnych. Itp.).
ADMINISTROWANIE KSIĘGOWOŚĆ
Księgowanie zaliczek i innych obciążeń. Rejestrowanie dokumetów w ewidencji księgowej.
Zgłaszanie do dłużników informacji o braku wpłat z zaliczek (i innych obciążeń).
Wystawianie zawiadomień o zadłużeniu.
Zlecanie windykacji do działu windykacyjnego lub do prawnika.
Wystawianie zawiadomień o wysokościach opłąt.
Wystawianie zaświadczeń o stanie salda właścicieli.
Generowanie sprawozdania rocznego z realizacji założeń budżetowych.
Rozliczenie dostaw ciepła i wody do mieszkań.
Rozliczanie wody z wodomierzy "ogródkowych" (bez kosztów ścieków).
Generowanie raportów do opłacania podatku od gospodarowania odpadami.
ADMINISTROWANIE SPRAWY PORZĄDKOWE
Spisywanie raportów z kontroli budynków.
Zlecanie do podwykonawców wykonania zadań naprawczych (czyszczenia, napraw, zakupów).
Obciążanie podwykonawców sankcjami za brak wykonania zleceń wydanych przez administratora i za brak wykonywania prac zakontraktowanych umowami.
Obciążanie podwykonawców sancjami za brak stosowania zasad ochrony pożarowej i za brak przestrzegania zasad bezpiecznego wykonywania pracy.
Zgłaszanie do urządu gospodarowania odpadami konieczności mycia pojemników, odbiorów odpadów, zamówień odbioru odpadów sezonowych (choinek, trawy, odpadów zielonych).
Koordynowanie zespołu obsługującego tereny zielone (usuwania wypadniętych roślin, dosadzeń roślin, zabiegów ochronnych przeciwko pasożytom i chorobom, utrzymania wydajności gleby (nawożenia napowietrzania, wertykulacji), utrzymania roślin (przycinania)).
ADMINISTRACYJNE KORESPONDENCJA
Dostarczanie korespondencji według procedur obowiązujacych na terenie zamawiajacego.
Prowadzenie rejestru dokumentów.
Wysyłanie do urzędu gospodarowania odpadami raportów z opłaconego podatku od odbioru odpadów.
Przygotowywanie i wysyłanie do urzędów raportów i zgłoszeń (wykorzystania pasa drogowego, deklaracji korzystania ze środowiska (z wód podziemnych, kanałów odwodnieniowych, odprowadzania spalin), kontrolnych danych statystycznych).
Przygotowywanie i wysyłanie do zakłądów ubezpieczeń dokumentacji po wystąpieniu awarii których wynikiem było powstanie szkody w majątku użytkownika budynku lub szkody w majątku wspólnym.
CO NIE JEST ADMINISTROWANIEM
Uczestniczenie w sprawach pomiędzy użytkownikami budynków (hałas, palenie tytoniu, sposoby wykorzystania wolnego czasu, gra w piłkę na trawnikach, itp.).
Uleganie roszczeniom użytkowników budynków, zmiany priorytetów po wymuszonych żądaniach.
Prowadzenie spraw nie związanych z obsługiwanymi budynkami (parkowanie obok budynku, trawniki, ogrodzenia, petycje, budowy ulic, parki, grupy inicjatywne, przekształcenia własności, itp.)
Prowadzenie spraw dewelopera, poprawnianie błędów wykonawczych (brakującego okablowania rtv, regulowania okuć okiennych i drzwowych, itp.).
Prowadzenie postępowania regresowego wobec dewelopera w zakresie usterek powykonawczych. (postępowanie regresowe jest zadaniem dla kancelarii prawnej i inżyniera budownictwa z branży architektonicznej, konstrukcyjnej, sanitarnej [...]).
Prowadzenie windykacji wobec dłużników. Blokowanie dłużnikom dopływu wody lub ogrzewania. Czynności nękania, zakłocania porządku domowego, naruszenia mienia dłużników. Windykacja zadłużenia jest zadaniem kancelarii prawnej, sądu i komorników.
ZARZĄDZANIE TECHNIKA
Prowadzenie konkursów ofertowych na usługi (konserwację, sprzątanie, naprawy, remonty, modernizacje, itp.).
Dobór podwykonawców. Osoba nadzorujaca musi posiadać wiedzę większą lub równorzędną z osobami zatrudnianymi do wykonywania zleceń, chyba że przeniesie odpowiedzialność za niewłaściwie ustalony zakres robót na inny podmiot (inżyniera budownictwa w branży architektury, konstrukcji, sanitarnej [...], projektanta instalacji elektrycznych (wodnych, grzewczych, gazowych, niskonapięciowych, alarmowych, [...])).
ZARZĄDZANIE ZAKRES PODSTAWOWY
Przygotowywanie umów na wykonywanie zleceń i usług. Przygotowywanie specyfikacji wykonywania i odbiorów prac i robót. Przygotowywanie wytycznych do planów bezpieczeństwa i ochrony zdrowia lub instrukcji bezpiecznego wykonywania prac.
Przygotowywanie specyfikacji do polis ubezpieczeniowych budynków (majątkowych). Wybór ofert ubezpieczeniowych.